Aprender como delegar tarefas e garantir um bom trabalho é um grande desafio para profissionais. Especialmente para quem está em cargos gerenciais e de liderança, pode ser difícil “abrir mão” de algumas tarefas e deixar que a equipe resolva questões que já não precisam ser sua responsabilidade. Porém, isso é necessário.
Seja para garantir o desenvolvimento da equipe, seja para contribuir para um fluxo de trabalho dinâmico e saudável, distribuir funções e atividades é parte integrante do dia a dia. Por isso, quanto mais cedo você aprender a fazer isso de forma inteligente, melhor para a sua carreira, seus liderados e para o seu departamento, no geral.
Então, como fazer isso? Por mais que pareça um processo muito complicado, ele demanda mais preparação psicológica do que prática, e para te ajudar, montamos um pequeno guia abaixo.
Lembre-se que seus liderados também merecem a oportunidade de lidar com novos desafios e se desenvolver, assim como você precisa aprender como delegar tarefas e responsabilidades para conseguir assumir atividades novas.
Como delegar tarefas e garantir um bom trabalho?
1 – Conheça a sua equipe e acompanhe cada um dos profissionais
Um dos erros mais cometidos por líderes é tentar delegar atividades sem conhecer a sua equipe.
Isso porque a regra básica da liderança é conhecer cada um dos profissionais do seu time, afinal, colaboradores da mesma área ainda são pessoas diferentes, com características únicas, habilidades de destaque e dificuldades que vão fazer a diferença na hora de definir o responsável por cada atividade.
Então, tenha certeza de que você conhece ao menos o básico dos seus funcionários antes de repassar tarefas para eles. Assim, você vai ser capaz de avaliar quem é a pessoa mais adequada para cada demanda, entender quem pode se beneficiar daquele desafio, se alguns profissionais ainda não estão prontos para algumas responsabilidades, e assim por diante.
No fim, você vai ter um verdadeiro mapa de habilidades da sua equipe, tornando os processos seguintes muito mais simples e práticos, além de benéficos e proveitosos para todos os liderados.
2 – Respeite a senioridade e momento profissional de cada colega
Dentro desse contexto, um ponto importante é saber delegar de acordo com a complexidade de cada profissional. Tarefas mais complexas precisam de colegas com mais senioridade, assim como atividades mais simples podem ser executadas pelo time júnior.
Isso não significa, todavia, que os desafios devem ficar de fora. Na realidade, você precisa ser capaz de identificar o momento de cada colaborador e entender se ele deve ou não lidar com tarefas mais complicadas para se desenvolver.
Essa avaliação faz parte do seu trabalho e também do processo de acompanhamento de carreira, que anda lado a lado com a distribuição de demandas.
3 – Saiba comunicar o que você quer com instruções detalhadas
Por mais que o dia a dia seja agitado, e muitas vezes o tempo para pedir uma tarefa seja curto, você precisa se atentar às instruções para cada atividade. Assumir que os profissionais vão entender exatamente o que você quer, sem explicar, é um erro, que pode resultar em problemas maiores e mais difíceis de resolver.
Então, sempre que precisar delegar, explique o passo a passo, se comunique de forma clara e antecipe possíveis desafios, assim você consegue dar dicas e ajudar de maneira prática o novo responsável pela tarefa.
Aqui, também é importante não esquecer de avaliar a reação do liderado. Saber ler suas expressões é fundamental para perceber se ele está confuso, precisa de mais explicações ou está inseguro com a tarefa. Dessa maneira, você consegue estreitar ainda mais os laços e criar relações de confiança e empatia.
4 – Acompanhe as tarefas e mostre que você está disponível para ajudar
A ideia do processo de aprender como delegar tarefas com sucesso é conseguir abrir mão de atividades que já não precisam estar sob a sua tutela. Porém, isso não significa abrir mão completamente do trabalho. Como líder, você ainda é o responsável por todo o trabalho, e por isso, deve acompanhar e supervisionar a sua equipe.
Tome cuidado para não cair no microgerenciamento e nos exageros, apostando em um acompanhamento sutil e respeitoso, que dá espaço para o colaborador brilhar ao mesmo tempo que está perto o suficiente para ajudar.
5 – Avalie os resultados, dê feedback e também analise a sua atuação no processo
Para finalizar, não deixe de olhar para todo o processo, avaliar os resultados e passar um feedback para o responsável pela tarefa. Assim, você reforça seu compromisso com o desenvolvimento dos liderados, consegue ajudá-los a identificar seus pontos fortes e pontos de melhoria, e cria um ambiente saudável dentro da sua equipe.
Da mesma maneira, também faça um autofeedback. Avalie o seu processo de condução e faça perguntas como: eu deleguei da forma correta? Para a pessoa certa? Como isso impactou no trabalho? Os resultados foram o que eu esperava? Eu ajudei durante a execução do projeto? Eu fui negligente? Ou fiquei perto demais?
Como resultado, você vai entender o que está adequado e o que ainda precisa de alguns ajustes para as próximas vezes, contribuindo para melhorar cada vez mais o fluxo de distribuição de tarefas.
Se você queria saber como delegar tarefas e garantir um bom trabalho, está claro que você é um profissional comprometido com a carreira. Você quer se desenvolver, ser um colaborador cada vez melhor e crescer profissionalmente, e para isso, um ótimo caminho é investir em uma pós-graduação EAD. Veja as opções das nossas instituições, que oferecem cursos em todas as áreas do conhecimento, e comece essa nova etapa da sua jornada!
