Sabemos que o dia a dia no mercado de trabalho pode ser extremamente corrido e, por um deslize, podemos ser indelicados com algum colega ou respondendo algum cliente ou parceiro de forma ríspida. Saber como responder um e-mail educadamente é uma habilidade cada vez mais necessária no mercado.
Muitas vezes, um e-mail mal escrito pode causar uma interpretação errada no interlocutor e gerar situações delicadas, podendo colocar uma negociação em risco ou criando atrito entre dois colegas por um motivo pequeno.
Por este motivo, agir com gentileza e educação em todas as situações no ambiente de trabalho é extremamente necessário, para não correr risco de se colocar em uma situação de embate com um outro sem motivos.
Abaixo, confira 7 dicas de como responder um e-mail de forma educada, mesmo que você precise contestar alguma informação ou atender a alguma notícia inesperada.
7 dicas para responder um e-mail educadamente
1 – Antes de tudo, preste atenção no que você está fazendo
Grande parte dos erros e indelicadezas acontece ao responder um e-mail só porque o emissor da mensagem foi realizar esta tarefa enquanto estava ocupado com outra atividade. Ou, simplesmente, estava pensando em outras coisas, sem foco no que estava digitando no e-mail.
Nunca faça isso. O ideal é que você reserve um espaço na sua agenda diária para se dedicar exclusivamente a dar um retorno à sua caixa de e-mails.
Responder um e-mail sem prestar atenção pode fazer com que você entenda a mensagem de forma errada, deixe passar detalhes importantes ou até mesmo responda a pessoa errada, citando um assunto completamente diferente do que ela gostaria de saber e criando uma situação embaraçosa.
Sabemos que alguns e-mails exigem certa urgência e pressa para serem respondidos. Nesses casos, a dica é que você releia ao menos uma vez a mensagem escrita para se certificar que nada saiu fora do planejado.
2 – Não esqueça a saudação inicial
Todo e-mail começa com uma saudação. Enviar uma resposta sem a saudação causará uma má impressão e vai soar como falta de educação para o receptor.
Mesmo que seja um colega próximo ou o contexto seja informal, é sempre necessário inserir uma saudação, mesmo que seja um simples “Boa tarde”.
Lembre-se que o e-mail corporativo também é um ambiente profissional, e você precisa manter a mesma regra de etiqueta nas suas mensagens.
3 – Chame o interlocutor pelo nome
Uma das melhores formas de ser educado com o interlocutor é chamando ele pelo nome, isso tanto na comunicação verbal como escrita. Isso gera identificação e tira o sentimento de impessoalidade que, às vezes, surge em uma conversa profissional.
Sempre que tiver a oportunidade, chame o seu interlocutor pelo nome. Aproveite a saudação e a despedida para fazer isso, demonstrando que você sabe que está conversando com uma pessoa, mesmo que haja uma tela entre vocês.
4 – Tente ser sempre claro nas suas respostas
Independente do tamanho da sua resposta ou do assunto que será abordado, sua resposta precisa sempre priorizar pelos 3 C’s: coesão, coerência e clareza. Quanto mais claro você conseguir ser na sua resposta, menos margem para uma comunicação errada ou má interpretação você vai criar.
Seja o mais simples possível na sua escrita, conciso nas suas frases e direto nos pontos que você deseja ressaltar. Facilite o trabalho de interpretação do seu interlocutor para diminuir as chances dele se confundir.
Pense que quanto menos cansativa for a leitura e interpretação do texto, maiores serão suas chances de realizar uma boa comunicação. E se comunicar bem é o segredo para se fazer entender, mesmo a distância.
5 – Se houver mais de um contato, não entre em amenidades
No ambiente de trabalho, é comum que pessoas copiem mais de um colega no mesmo e-mail. Assim, há economia de tempo na comunicação com os demais profissionais e centraliza todas as informações em um único informe, organizando o trabalho.
Nessas situações, a etiqueta da comunicação digital no ambiente de trabalho exige que você seja 100% profissional e responda, de maneira formal, exclusivamente o que foi discutido no corpo de e-mail, sem assuntos paralelos e, principalmente, brincadeiras internas entre dois colegas.
Em um e-mail em grupo, não há nada mais deselegante do que conversar sobre outras coisas, tirar o foco do tema central da mensagem e, principalmente, fazer brincadeiras ou entrar em assuntos pessoais.
Lembre-se: o e-mail corporativo também é um ambiente de trabalho como qualquer outro. Tenha uma postura compatível com o que se espera de um profissional!
6 – Evite fazer acusações infundadas
Um dos maiores problemas que um profissional pode enfrentar no ambiente de trabalho é confiar em informações duvidosas e repassá-las para outros colegas. Nunca divulgue, converse sobre ou baseie suas ações em “boatos”, ou seja, fatos que foram confirmados pelas lideranças da empresa.
Compartilhar informação falsa é crime e pode prejudicar seriamente sua carreira. Deixá-las registradas em um e-mail, além de ser problemático, é de extrema falta de educação com as pessoas envolvidas com a informação falsa e também com o receptor da mensagem, que será envolvido no assunto desnecessariamente, podendo correr riscos de punição.
Sempre aja com honestidade e transparência no trabalho. Se uma informação infundada chegar até você, não dê crédito, não repasse para ninguém e, se você tiver certeza que é algo realizado para prejudicar um colega, leve o caso até as lideranças.
7 – Sempre se despeça ao encerrar a mensagem
Da mesma forma que é educado saudar seu remetente no começo da mensagem, é gentil da sua parte encerrar a conversa se despedindo do interlocutor, mesmo que você esteja esperando uma resposta rápida.
Pode ser uma despedida breve, como “Agradeço sua atenção” ou um simples “Atenciosamente” seguido pela sua assinatura digital, mas sempre inclua uma despedida para deixar sua mensagem completa.
Para ter uma carreira promissora, é necessário tomar outros cuidados além de saber como responder um e-mail educadamente, e um passo fundamental é investir em uma pós-graduação. Não perca a oportunidade e seja um profissional pós-graduado!
