Trabalhamos de oito a dez horas por dia, além das duas ou três horas que ficamos no trânsito. E o que é pior: chegamos à nossa casa com a sensação que deixamos de fazer uma série de coisas importantes.
Outra fonte desta sensação incômoda de que deixamos de cumprir como nossa obrigação é o excesso de informações a que somos expostos diariamente. Em um só dia ouvimos dezenas de vezes a mesma notícia, com os mesmos detalhes e às vezes o mesmo texto. E o pior: na maioria das vezes, nem queremos mais saber sobre a notícia. Mas ela invade nossa tela de televisão, as ondas do rádio, nosso computador e nosso celular.
E os grupos de WhatsApp nos escravizam, com suas centenas de mensagens, muitas vezes desnecessárias, inconvenientes e repetitivas.
Segundo estudo Global Mobile Consumer Survey, da Deloitte, mostra que desbloqueamos o celular cerca de 78 vezes por dia. Já uma pesquisa da empresa DScout mostra que gastamos em média 2,42 horas por dia olhando para a tela do celular, e o tocamos (para desbloquear, clicar em um link ou digitar) cerca de 2.617 durante o dia. o estudo conclui que olhamos nosso smartphone uma vez a cada 12 minutos e 38 segundos
A internet aumentou ainda mais esta quantidade de informação transmitida diariamente. Você já experimentou fazer uma pesquisa em um site de buscas como o Google? Ele nos traz milhares de sites com alguma ligação com aquilo que estamos procurando. Quando escolhemos um dos sites, ficamos com a sensação de que deixamos de ter acesso a todas as outras informações e pontos de vista disponíveis nos outros sites.
E esta onda de informação nos traz uma sensação de ansiedade. Queremos saber todos os detalhes da notícia e ainda assim achamos que não estamos devidamente bem-informados.
Trabalhei diversos anos em uma empresa conhecida por exigir dedicação total de seus funcionários. Meu dia de trabalho começava 07h00 com uma reunião com todos os vendedores. O dia se estendia até as 20h00. Isso quando não recebia ligações de clientes no meio da noite dizendo que estavam sem cerveja ou chopp.
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Esta rotina acontecia de segunda a sábado, e nas épocas de feriados, natal, ano novo e carnaval era ainda mais puxada. Afinal, nós precisávamos garantir que não faltasse cerveja para que todos pudessem se divertir!
Como muito de meus colegas de trabalho, já estava bastante estressado com esta vida. E resolvi fazer uma transição de carreira, aos 35 anos. Como meu sonho sempre foi ser professor, determinei que esta seria minha nova carreira.
Mas onde arrumar tempo para fazer esta mudança? Durante o ano de 2005 e 2006, eu trabalhava na Ambev, lecionava duas vezes por semana em uma Universidade, cursava o MBA em Recursos Humanos as segundas feiras durante o dia (combinei com a empresa de tirar as férias de dois anos um dia por semana) e fazia o mestrado em administração uma noite por semana e o sábado durante o dia inteiro. É claro que contei com a ajuda de meu anjo da guarda, minha esposa Giovanna, sem a qual não teria conseguido realizar tantas tarefas ao mesmo tempo.
Mas durante dois anos, consegui organizar meu tempo de forma a fazer diversas atividades, todas muito puxadas, mas que me permitiram fazer a transição de carreira tão sonhada.
Grande parte de nossas dificuldades em relação ao tempo vem de nossa falta de capacidade de definir o que é mais importante.
Diga se já não passou por isto. Você planeja todo o seu dia durante o trajeto da casa para o trabalho. Pensa em cada telefonema, cada problema que tem que resolver. Imagina como será aquela reunião importante com a diretoria ou com o cliente.
Quando chega ao escritório, liga o computador. Quando acessa a sua caixa postal, BUMMMM. Acabou toda a sua organização. Centenas de e-mails, todos marcados como urgentes, e que precisam (PRECISAM) ser respondidos agora, já, sem demora.
Quando termina de responder a todos, já são 11h00 da manhã. E seu dia foi por água abaixo. Charlie Fergusson, diretor de propaganda da Procter & Gamble, disse em uma entrevista que só abria sua correspondência às 16h30. Assim, podia ter o dia que havia planejado.
Então, não adianta aqui eu te passar um milhão de dicas sobre como organizar seu tempo, como preparar pastas, sobre a importância de manter a mesa organizada ou todas as outras coisas que são discutidas em livros e palestras sobre organização do tempo.
Você só vai conseguir se organizar se conseguir definir o que é crítico, o que precisa ser feito, o que pode ser adiado e o que você não precisa fazer, ou pode delegar.
Existem diversas formas de organizar e priorizar as atividades que são de sua responsabilidade. A mais simples delas, indicada em todos os livros de administração de tempo, é muito simples de ser realizada:
Primeiro, faça uma lista de todas as atividades que você precisa realizar, com as datas e horários limites.
O próximo passo e analisar cada uma das atividades e classificá-la como:
– Atividades A: Estas são as atividades mais importantes, que devem ser feitas, e que, se não forem realizadas no prazo e da forma adequada, causarão problemas sérios que vão tomar mais ainda seu tempo.
– Atividades B: Estas não são tão urgentes como as classificadas no primeiro grupo, mas precisam ser feitas, pois são importantes. Em geral, não apresentam prazos tão apertados e podem ser adiadas para um segundo momento.
– Atividades C: são atividades que podem ser adiadas, pois apresentam um prazo bastante dilatado, ou que não trarão consequências graves caso não sejam realizadas a tempo. Não é que deixará de fazê-las, mas poderá postergá-las até resolver as tarefas do grupo A e B.
– Atividades D: este tipo de tarefa pode ser delegada ou até mesmo abandonada, até que você tenha um tempo realmente livre para realizá-las. São tarefas opcionais. Faça uma conta simples. Quanto custa a sua hora de trabalho? Quanto tempo vai levar para desempenhar esta atividade e quanto ela trará de retorno? Não será melhor delegar a um terceiro?
A cada dia, refaça sua lista de atividades. Coisas que estavam classificadas como B podem ser reclassificadas como A por terem se aproximado do prazo final. Outras podem até mesmo serem retiradas da lista, por terem sido resolvidas.
A chave para um bom planejamento do tempo é saber fazer escolhas. Se não consegue definir o que é urgente, o que é mais importante, o que é fundamental, dificilmente conseguirá determinar suas prioridades.
Agora, não adianta nada planejar…se você não se comprometer a seguir seu planejamento. Muitas pessoas dizem que não conseguem arrumar tempo, que nunca conseguem seguir o que planejaram. Pelo simples motivo de que, ao primeiro problema, abandonam todo o planejamento e saem correndo para apagar o incêndio.
