Se existe uma habilidade fundamental no espaço de trabalho é a organização. Seja para quem atua presencialmente em uma empresa ou para quem está de home office, é preciso garantir que o fluxo de trabalho aconteça de modo eficiente, garanta as entregas e o sucesso pessoal e da equipe. Mas como ter mais organização no trabalho?
Pode parecer difícil no início, mas é tudo uma questão de prática e… De se organizar! Existem diversas ferramentas que ajudam a criar listas com as entregas mais importantes e deixar a agenda atualizada com todos os eventos, impedindo assim que as tarefas-chave sejam esquecidas ou deixadas para depois.
Como ter mais organização no trabalho?
E é claro que nós te ajudamos com dicas para criar uma rotina mais organizada! As sugestões são todas voltadas para a área profissional, ou seja, de modo a melhorar o seu desempenho, mantendo as atividades em dia e dedicando o tempo ao que realmente importa, como o desenvolvimento criativo ou estratégico da empresa. Porém, você também pode adaptá-las se quiser incluir a organização no seu dia a dia fora do trabalho.
1 – Planeje as atividades
O primeiro passo é um pouco óbvio, mas é com o planejamento que você consegue visualizar todas as tarefas que precisa cumprir, se organizar melhor na rotina e estabelecer as prioridades.
Comece listando tudo o que é necessário, das tarefas diárias às entregas, antes de executá-las. Caso ache prático, agrupe as ações relacionadas a um mesmo projeto ou tema para não se perder durante o seu trabalho.
Na hora de fazer planejamento, você escolhe a maneira que mais se encaixa na sua rotina. Ele pode ser diário, semanal ou mensal – dependendo do prazo de entrega e quanto tempo você tem para realizar cada atividade.
Uma boa dica, principalmente para memorizar as tarefas, é escrever a mão em um caderno. Porém, esse não é o único jeito: a tecnologia também pode te ajudar! Existem ferramentas de organização, como blocos de notas ou calendário online. Um quadro de tarefas também pode te ajudar a visualizar todas as tarefas de maneira mais prática e eficiente.
2 – Defina as prioridades
Quando estiver listando suas tarefas, pense em três fatores: quais atividades são mais urgentes, qual o tempo estimado para terminá-las e como você irá fazer isso. As tarefas mais difíceis e que demandam mais esforço devem ser priorizadas. Se você começar com elas, consegue ter mais disposição para desenvolver melhor o seu trabalho e pode deixar as funções que demandam menos tempo para serem finalizadas depois.
3 – Crie metas
Para organizar e gerir melhor o seu tempo você precisa estabelecer metas. São elas que vão mostrar se você está conseguindo entregar as tarefas e se os seus projetos de trabalho estão dando resultado.
Por exemplo: se em uma semana você tem uma meta com 10 atividades a serem cumpridas e, na sexta-feira, não entregou todas, então precisa reavaliar se o problema está no seu planejamento. Assim, também consegue adaptar melhor a sua agenda, caso seja necessário.
4 – Evite procrastinar
Tire a palavra “procrastinar”, ou seja, o famoso “deixar para depois” do seu vocabulário. Esse hábito é extremamente prejudicial para quem quer ser mais produtivo e alcançar bons resultados no trabalho.
Se uma tarefa precisa ser feita, faça. Adiar só vai fazer com que o trabalho se acumule lá na frente, afetando a execução de outras demandas, atrasando seu cronograma e, consequentemente, as metas.
Lembre-se do que foi mencionado sobre o planejamento: comece pelas tarefas mais difíceis e, então, passe para as mais fáceis. Seu fluxo de trabalho pode ficar muito mais eficiente.
5 – Não faça muitas coisas ao mesmo tempo
Diferente do que muita gente acredita, fazer muitas atividades ao mesmo tempo não é sinônimo de produtividade, muito menos de organização. Para ter uma meta cumprida, é essencial para o seu cérebro priorizar uma tarefa por vez. Assim, ele não se cansa e você não fica sobrecarregado.
Acaba sendo mais interessante, por exemplo, você usar 20 minutos para ler seus e-mails, outros 10 organizando seu dia e outros 30 resolvendo pendências do que fazer tudo ao mesmo tempo. No fim, vai perceber que essa hora será bem mais produtiva.
5 – Faça pausas durante o expediente
Aqui, seguimos a mesma lógica de não se sobrecarregar: trabalhar 100% do seu tempo não vai gerar mais resultados. Na realidade, só vai te deixar cansado. Por isso, é essencial fazer pausas curtas durante o seu expediente.
Algumas ferramentas, como o Pomodoro, te ajudam nessa organização. A cada 25 minutos de trabalho sem interrupções, a técnica pede que tire 5 minutos de descanso. Depois de repetir esse processo quatro vezes, faça uma parada maior, de 30 minutos.
6 – Procure cumprir os prazos
Pode parecer óbvio, mas os prazos são importantes e a organização é uma excelente aliada para minimizar o impacto dos imprevistos. Então, mantenha sua organização em dia, seguindo aquelas metas estipuladas e seguindo os prazos estipulados. Atrasos podem criar uma bola de neve difícil de ser vencida e, caso aconteça alguma inconveniência, isso pode atrapalhar muito a sua rotina.
Agora, confira dicas de como medir os resultados do seu trabalho.
