Você tem a sensação de que todas as suas tarefas estão desorganizadas e as demandas de trabalho estão se acumulando? É para isso que serve a gestão de tempo. Com ela, se torna possível organizar a sua agenda e as atividades do dia a dia, dando mais prioridade para os afazeres mais importantes, reservando períodos para cada coisa e utilizando de maneira mais prática e eficaz as horas trabalhadas.
Quais são as vantagens da gestão de tempo para as demandas de trabalho?
Uma das maiores vontades dos profissionais, hoje em dia, é conseguir equilibrar as atividades do trabalho sem abrir mão do tempo de lazer com a família e os amigos. A gestão de tempo funciona, então, como uma ferramenta fundamental para facilitar a vida no ambiente de trabalho e, também, fora do mundo corporativo.
Assim, fica mais fácil encontrar tempo para ler, praticar esportes, fazer cursos, assistir séries… Tudo isso mantendo a produtividade no trabalho – e, em alguns casos, até aumentando-a.
Além disso, é importante mencionar que uma gestão de tempo eficaz é muito importante para diminuir o estresse no trabalho e diminuir a ansiedade. Afinal, ao assumir o controle da sua própria agenda, evitando a procrastinação e se organizando de acordo com as prioridades, os prazos ganham mais “folga” e questões prejudiciais para as entregas acabam sendo deixadas de lado, auxiliando no crescimento profissional.
5 dicas para fazer uma gestão de tempo eficaz e organizar as demandas de trabalho
Existem algumas dicas que te ajudam a gerenciar melhor o seu tempo e, consequentemente, suas demandas de trabalho. Nós separamos 5 maneiras de se organizar melhor; confira abaixo:
1 – Faça listas de tarefas
Escrever todas as coisas que você precisa fazer, seja no papel ou em um bloco de notas digital, é o primeiro passo para você se organizar e otimizar seu tempo. Ao listar as pendências, fica mais fácil visualizar as tarefas que precisa cumprir e ter uma ideia do tempo que irá levar para concluí-las.
Nesse caso, você pode optar por fazer listas diárias ou semanais – pensando sempre em qual é a melhor forma de você se organizar, é claro. Conforme for terminando as tarefas, você pode ir riscando o que já foi feito para te ajudar a saber o que já foi concluído e ainda ter aquela sensação boa de dever cumprido.
2 – Estabeleça níveis de prioridade para cada coisa
Determine quais são as tarefas mais importantes de serem finalizadas primeiro. Essa prioridade pode ser definida tanto de acordo com o prazo – pensando primeiro naqueles que são mais urgentes – quanto na complexidade dessas atividades.
Assim, desenvolver as demandas com mais calma fica muito mais fácil cumprir os prazos e ainda dedicar-se para entregas com qualidade.
3 – Tenha um foco e não seja multitarefas
As metas servem para que você saiba exatamente o que você precisa fazer e entregar. E, quando falamos de gerenciamento de tempo, tentar executar várias atividades ao mesmo tempo só vai te atrapalhar.
Por isso, mantenha o foco em uma tarefa de cada vez. Assim, você consegue concentrar os seus esforços e não perde minutos ou horas valiosas fazendo coisas desnecessárias. Ao executar várias atividades ao mesmo tempo, você ainda não completará todas com qualidade, gerando frustração.
4 – Faça pausas durante o expediente
Pode soar estranho, mas fazer pequenas pausas te ajuda a organizar melhor o seu tempo. Isso porque alguns minutos de descanso, seja para tomar uma água ou café, ir ao banheiro ou simplesmente dar uma volta para espairecer, pode fazer toda a diferença.
O cérebro precisa dessa pausa para que possa focar melhor nas tarefas. Então, um pequeno “break” entre atividades pode te ajudar a ser mais produtivo.
5 – Aposte em ferramentas tecnológicas
As ferramentas online estão aí para serem usadas – e elas podem ser muito úteis para te ajudar a organizar os seus horários, montar listas e tornar o seu gerenciamento de tempo muito mais prático.
Uma opção é o Trello, um site onde você consegue organizar todas as suas atividades em cartões com o que precisa fazer e o que já foi feito, permitindo visualizar seu desempenho. O Google Agenda é outra alternativa que, além de ser fácil de integrar ao celular e e-mail, ainda te manda notificações para que você não esqueça o que precisa cumprir.
Também existem aplicativos de foco que são bastante fáceis de usar e possuem metodologias de gerenciamento de tempo, como o Pomodoro. Assim, você pode determinar períodos de tempo para realizar determinadas atividades e o tempo de pausa entre elas (lembre-se da dica número 4!).
Aprender a dividir melhor o seu tempo não ajuda só nas demandas de trabalho. Podem ser importantes também para quem deseja estudar, como por exemplo em uma pós-graduação EAD em Economia ou qualquer outra área de especialização. Que tal?
