Estar na liderança significa que você tem uma equipe que conta com você e precisa da sua organização para que as atividades aconteçam de forma harmônica. Sendo assim, passar tarefas para os colaboradores é uma atribuição característica dos líderes, mas aprender como delegar funções aos funcionários pode não ser algo tão simples assim.
Primeiro é necessário entender que muitas tarefas precisam sair das suas mãos e ser executadas por outros profissionais, mas para além desse “processo de desapego”, delegar funções é uma grande responsabilidade.
Ela precisa ser feita da maneira adequada, levando em consideração uma série de fatores e detalhes, para que tudo corra da melhor forma possível e os resultados cumpram as expectativas.
Como delegar funções aos funcionários em 6 etapas
Então, se você quer definir um sistema funcional para esse processo, montamos um tutorial de 6 etapas que vai direcionar os seus esforços de maneira estratégica. Confira abaixo.
1 – Conheça as habilidades da sua equipe
Antes de tudo, você precisa garantir que conhece a sua equipe. Isso porque cada profissional é único, com habilidades e dificuldades que vão influenciar na hora de definir quem será o responsável por cada atividade.
Quem já tem mais senioridade, por exemplo, pode assumir funções mais complexas, enquanto pessoas com cargos júnior ficam com demandas com menor grau de responsabilidade.
O mesmo acontece para quem é mais novo na empresa e ainda precisa aprender as técnicas e processos, e também de acordo com gostos e afinidades de cada um.
Quando você tem seu time mapeado, compreender o destino de cada atividade se torna uma prática muito mais simples, contudo, tome cuidado para não ficar “em modo automático”.
Líderes também devem acompanhar e incentivar o desenvolvimento profissional de seus colaboradores, portanto, tenha em mente que passar alguns desafios para membros mais inexperientes também faz parte do processo.
2 – Desenvolva métodos de acordo com a complexidade das tarefas
Outro ponto importante é ter a clareza de que tarefas diferentes exigem abordagens diferentes, independente do grau de senioridade dos colaboradores. Por isso, pense em fluxos e maneiras de explicar as funções para a sua equipe que variam de acordo com a complexidade de cada caso.
Um pedido mais simples, por exemplo, pode ser passado de maneira mais informal, seja pessoalmente ou por e-mail. Por outro lado, atividades mais robustas podem ser mais bem explicadas em reuniões, com mais tempo e atenção de ambos os lados.
3 – Passe instruções detalhadas e de forma clara, antecipando desafios
Da mesma forma, tente não assumir que os profissionais vão entender exatamente o que deve ser feito, seja pelo tempo que estão na empresa ou por já estarem acostumados com demandas semelhantes. Para evitar frustrações, passe instruções que expliquem a sua expectativa e, aqui, pode ser válido desenvolver tutoriais.
Se comunique de maneira clara e objetiva e também garanta que você antecipou possíveis desafios que podem surgir no meio do caminho. Assim, você consegue pensar em soluções antes mesmo dos problemas surgirem e orientar sua equipe da melhor maneira possível.
4 – Escute e aprenda a ler os colaboradores
No processo de passar as instruções, não se esqueça de abrir um espaço de diálogo e acolhimento com o seu time. Dessa maneira, eles vão se sentir confortáveis para tirar dúvidas, dar ideias, demonstrar que não entenderam alguma etapa e voltar para você caso algo dê errado ou necessite de aconselhamento. Contudo, não dependa da iniciativa dos colaboradores para compreender o que eles estão sentindo.
Muitas vezes, a vergonha, o medo e a dificuldade com a comunicação podem coibir profissionais de tirar dúvidas e expor opiniões no processo de delegar tarefas. Por isso, se empenhe para aprender a ler cada colaborador e não deixar problemas passarem sem o seu suporte para encontrar uma solução.
5 – Acompanhe os processos, mas sem exagerar
Agora que você já explicou o que deve ser feito, passou instruções e prazos, o trabalho acabou, certo? Na realidade, é neste momento que muitos líderes se enganam. Por mais que você tenha delegado a tarefa, ela continua sob a sua tutela, afinal, é a sua equipe que está encarregada de resolvê-la.
Isso significa que você deve acompanhar os processos do início ao fim, garantindo apoio para os profissionais e também avaliando o desenvolvimento de cada um deles. Todavia, essa condução deve ser sutil e tranquila, sem microgerenciamentos, que é o que acontece quando um gestor acompanha de perto cada passo da sua equipe, sem deixar espaço para a autonomia e criando relações de desconfiança.
6 – Dê feedbacks após a entrega das tarefas
A última etapa é um clássico para toda a liderança: o famoso feedback. Apontar para o responsável os pontos altos e baixos da sua entrega é essencial para que ele aprenda com os próprios erros, valorize suas qualidades e entenda que pode confiar em você como um líder comprometido tanto com a empresa quanto com o desenvolvimento da equipe.
Porém, use o feedback com cautela. Além de ser importante encontrar um tom amistoso para a conversa, sem ofender ou criar um clima hostil no ambiente, também é essencial compreender que feedbacks em excesso podem ser tão ruins quanto feedbacks escassos.
As devolutivas muito constantes podem surtir o efeito contrário do esperado, pois quando reforçamos com muita frequência os defeitos ou pontos negativos de um colaborador, ele pode se sentir pressionado e colocar um foco muito grande nos tópicos de melhoria, atrapalhando seu desenvolvimento.
Para se tornar um líder cada vez mais exemplar e inspirador para suas equipes, por que não investir em uma especialização? Depois de aprender como delegar funções aos funcionários, fazer um novo curso será uma excelente maneira de atualizar seus conhecimentos, se aprofundar ainda mais na sua área e, consequentemente, se tornar uma liderança ainda melhor.
