Enviar e-mails é parte do dia a dia de diversas profissões, especialmente das que fazem parte do mundo corporativo. Dessa forma, é essencial que os profissionais saibam como escrever um e-mail corretamente e consigam dominar essa atividade, que apesar de parecer simples, pode levar a muitos mal-entendidos e ruídos entre os diálogos.
Para te ajudar nessa tarefa, montamos um tutorial prático de nove passos. Ele vai guiar a sua produção de e-mails e garantir que nada passará despercebido, incluindo erros e interpretações ambíguas que devem ser evitadas a qualquer custo.
Como escrever um e-mail corretamente em 9 passos
Confira agora o nosso tutorial e prepare-se para se tornar um especialista em e-mails.
1 – Comece pelo corpo do e-mail
O primeiro passo é pular os campos de “destinatários”, “cópias” e “assuntos”, por mais que eles sejam os primeiros a aparecer e, instintivamente, também sejam os primeiros a serem preenchidos.
Contudo, deixá-los para o final é a melhor opção, tanto para evitar problemas como enviar, sem querer, um e-mail incompleto, quanto para garantir que o seu assunto esteja alinhado com o conteúdo do e-mail.
Sendo assim, comece pelo corpo e foque sua atenção no conteúdo da mensagem, conforme vamos detalhar nos próximos tópicos.
2 – Faça um roteiro e organize suas ideias antes de escrever
No lugar de iniciar com frases inteiras e várias tentativas de acertar a melhor forma de passar a sua mensagem, monte um roteiro para organizar as suas ideias. Coloque no papel tudo o que você precisa abordar no e-mail e faça um pequeno esquema, estruturando a ordem que cada ponto precisa assumir no texto pronto.
Essa etapa vai te ajudar a não deixar nenhum tópico importante para trás, além de garantir um texto mais claro, organizado e de fácil compreensão, que de fato transmita a mensagem que você precisa passar.
3 – Fique atento a erros de português
Na hora de colocar a mão na massa e começar a redigir o texto, fique atento a possíveis erros de português. Sempre que tiver dúvidas sobre a escrita correta de uma palavra, ou conjugações verbais e flexões nominais, não hesite antes de fazer pesquisas para tirar as suas dúvidas, pois isso vai te ajudar a escrever um e-mail livre de erros.
Além disso, sempre revise as suas frases e use a tecnologia a seu favor. Hoje em dia, vários serviços de e-mails oferecem corretores ortográficos, que capturam problemas que passaram despercebidos pela sua revisão manual.
Todavia, é importante ter em mente que tais corretores são uma ferramenta extra, que nunca vai substituir um olhar atento, que inclusive, pode ser de um colega de trabalho que possa te ajudar a revisar o material.
4 – Adeque a linguagem do texto ao seu contexto
Manter a linguagem profissional e livre de erros é o “passo zero” na adequação do tom do seu e-mail de trabalho, contudo, ele nem sempre precisa ser extremamente formal. Dependendo do assunto, dos destinatários e do seu objetivo com o texto, ele pode ter uma linguagem um pouco mais descontraída.
Tudo vai depender do contexto em questão, e por isso, lembre-se de adequar suas palavras e construções para que ele seja sempre respeitoso e compatível com o cenário em que está inserido.
5 – Trate um assunto por vez, e seja objetivo
Outro aspecto importante na escrita de e-mails é ser estratégico com os seus objetivos. Um ótimo exemplo é tratar um tema de cada vez, apenas, para que nada fique para trás. Isso acontece porque é mais fácil, para os destinatários, resolver um problema por vez, sem ter que pensar em mais de um assunto por e-mail.
Essa ideia, tal qual a construção objetiva, clara e simples do texto, serão recebidos de forma positiva e vão aumentar as suas chances de conseguir uma resposta rápida e resolutiva.
6 – Lembre-se da estrutura básica de um e-mail
Comece com uma introdução respeitosa e que fale com o seu destinatário, como por exemplo, “Boa tarde, Sra. Mariana, como está?” e, em seguida, passe para o conteúdo do e-mail.
Coloque todas as informações necessárias, que você já organizou nos tópicos anteriores, adicione qual ação você precisa que o destinatário execute, insira prazos, direcionamentos e todos os detalhes que precisa, e finalize com o encerramento.
Adequando-o ao contexto do e-mail, você pode finalizar com “Muito obrigado”, “Atenciosamente”, “Abraços”, e outros exemplos.
7 – Finalizado o corpo, defina o assunto
Agora que o texto está completo, chegou a hora de voltar ao início e preencher o assunto. Levando em consideração tudo o que está no corpo da mensagem, capte as palavras-chave e monte um assunto conciso, que enderece o seu objetivo de forma rápida e não deixe dúvidas quanto à urgência do material.
Dessa forma, você consegue chamar a atenção do destinatário e evitar problemas de compreensão na hora de avaliar a caixa de entrada, já que, atualmente, muitos profissionais recebem até centenas de e-mails por dia – e muitos deles acabam na lixeira.
8 – Insira os destinatários por último
Falando em destinatários, chegou a hora de colocar seus endereços de e-mail no campo apropriado, tomando cuidado para inseri-los de forma correta, sem erros que afetem a entrega do material, e também garantindo que apenas as pessoas certas terão acesso ao e-mail.
Esse cuidado deve ser reforçado sempre que o conteúdo for confidencial ou tratar de temas críticos e sensíveis, que possam comprometer pessoas e empresas se caírem nas mãos erradas.
9 – Não se esqueça dos anexos
Por fim, garanta que todos os anexos necessários foram inseridos no e-mail, um ponto que muitas pessoas deixam passar. Por mais que enviar outro e-mail com todos os documentos anexados não seja um grande problema, pode ser desconfortável, então o ideal é evitar essa situação.
Agora que você já sabe todos os passos de como escrever um e-mail corretamente, que tal pensar em outras formas de alavancar a sua carreira? Fazer uma especialização, como as oferecidas pela pós Pitágoras, é uma excelente forma de se atualizar na sua área, entrar em contato com novos conhecimentos e se dedicar a um tema específico na sua profissão.
Tudo isso faz uma grande diferença tanto em processos seletivos quanto no dia a dia do seu emprego atual, aumentando suas chances de conseguir promoções e conquistar salários maiores.
