Até pouco tempo atrás, estávamos acostumados a ter reunião com equipe de trabalho da forma tradicional: todos sentados em torno da mesa, o líder falando durante a maior parte da reunião e os demais apenas fazendo observações pontuais, muitas vezes com o auxílio de slides ou gráficos.
Mas isto mudou. Com o avanço do modelo de home office, as empresas precisaram se reinventar para continuarem funcionando no modelo a distância e também para serem atrativas quando ocorrerem presencialmente, evitando que os colaboradores dispersem e não consigam se conectar com o que está sendo apresentado.
Por que é importante prender a atenção dos colaboradores?
Uma equipe só funciona bem quando todos os seus integrantes estão integrados e conscientes de todos os detalhes que estão acontecendo no projeto. Inclusive, a maior parte das reuniões de time serve para esse propósito.
É preciso planejar a reunião para que ela seja agradável a todos, não atrapalhe o cronograma de nenhum colaborador e não seja cansativa, para que todos consigam se concentrar, ouvir o que o outro tem a dizer e não perder nenhum detalhe importante para a condução do processo.
Não existe nenhuma fórmula infalível e você deve se basear na forma como sua equipe funciona melhor para estruturar esse novo modelo de reunião. Algumas equipes funcionam melhor com uma reunião longa, mas que acontece em períodos mais espaçados, outras preferem reuniões diárias curtas.
Existem equipes que gostam quando todos expressam sua opinião, ou então se concentram melhor quando apenas ouvem e observam exemplos do que precisa ser feito. Cabe às figuras de liderança entender essas características e aplicá-las.
Confira a seguir algumas dicas que podem te ajudar na elaboração da sua estratégia.
Técnicas para fazer uma reunião com equipe de trabalho mais produtiva
1 – Adeque o tempo de duração ao ritmo da sua equipe
Uma boa forma de fazer seu time se interessar pela reunião é definir a duração e frequência dela de acordo com o ritmo da equipe.
Alguns times preferem um dia a dia mais dinâmico, com pequenas entregas constantes e atualização rápida de como está o andamento do projeto. Para esses casos, o melhor seria reuniões curtas diárias, de no máximo 45 minutos, pois desta forma todos poderiam alinhar o que foi feito e o próximo passo a ser dado e em seguida já voltar para suas funções.
Outras equipes já gostam de trabalhar com prazos longos, fazendo uma boa quantidade de atividades antes de conversar sobre elas. Nestas situações, recomendamos reuniões mais longas, entre 1 e 2 horas, e que aconteçam semanalmente ou, dependendo do caso, até mesmo quinzenalmente.
Reuniões superiores a 2 horas devem ser evitadas e, quando ocorrerem, permitir ao menos um descanso de 15 minutos para que todos possam relaxar e evitar o cansaço mental, que tiraria o foco das pautas discutidas.
2 – Fale e permita que todos falem
O modelo centralizador de reuniões, onde apenas as figuras de liderança falam e os demais apenas escutam já é muito ultrapassado. No novo modelo, mais agregador e receptivo, todos os colaboradores terão espaço para falar, dar sua opinião sobre os rumos do projeto e também tirar suas dúvidas com os gerentes ou demais colegas.
Abrindo espaço para que todos se expressem, você torna a reunião um ambiente plural e motiva os colaboradores a participarem, serem ouvidos, o que torna o processo muito mais agradável de participar.
Desta forma, todos ficam em uma sintonia ainda melhor e mais produtivos, desejando atingir seu melhor potencial estimulados pelo clima de confiança e união trabalhado nas reuniões. Um colaborador que se sente acolhido trabalha muito melhor do que um que se sente rejeitado.
3 – Aplique os métodos ágeis
Os métodos ágeis são técnicas específicas para acelerar entregas e aumentar a produtividade da equipe. Quando aplicadas no método de produção da equipe, elas ajustam a função de cada integrante para possibilitar que os resultados sejam adquiridos de forma mais rápida e organizada.
Existem diversos tipos de métodos ágeis e não tem nenhuma que seja melhor ou “mais recomendável” que a outra. Existe, sim, um método que será o mais adequado às suas necessidades e dinâmicas de trabalho, mas que você saberá qual é apenas depois de um tempo de teste, observando a adaptação do seu time a ele.
Por este motivo, recomendamos que você pesquise sobre os principais métodos ágeis e faça testes até encontrar o que seja mais apropriado aos resultados que você deseja obter.
4 – Faça um cronograma para as reuniões
Uma reunião desestruturada, onde um interrompe o outro durante a fala, ninguém sabe qual será a pauta e não há organização nenhuma desestimula qualquer profissional, principalmente quando é uma atividade obrigatória que ele sente que não o ajuda em nada.
Por este motivo, organizar um cronograma para a reunião e estruturá-la de forma que torne clara a sua funcionalidade é essencial para conquistar a atenção do time.
Uma ideia de estrutura é primeiro fazer a exposição do tema central da reunião e, em ordem, todo mundo dar sua opinião sobre o assunto. Mas esta é apenas uma ideia. Cabe às figuras de liderança entender qual dinâmica funciona melhor para a equipe e implementá-la nas reuniões.
Nossa última dica é apostar em uma pós-graduação EAD e se aprimorar profissionalmente sem sair de casa. A especialização traz para o profissional uma visão mais ampla do mercado, possibilitando que ele enxergue caminhos mais atrativos para a reunião com equipe de trabalho.
