Se tem uma coisa que virou rotina para a maioria dos profissionais são as reuniões diárias que acontecem — seja para alinhar demandas do dia, apresentar resultados, falar com clientes ou apenas entender o que está sendo feito naquele momento.
A realidade é que, para alguns, o dia começa e termina em reunião. Mas, como tornar esses encontros mais estratégicos e produtivos? Isso é o que vamos descobrir ao longo deste artigo. Continue lendo para descobrir!
6 dicas para ter reuniões mais estratégicas e produtivas
Quando pensamos em reunião, esperamos que seja um encontro ativo, movimentado e aberto para entender os avanços das demandas de cada um e que todos pensem em soluções para o assunto em questão.
Para conseguir tornar esse ambiente em algo agradável e não apenas em “mais uma reunião diária”, é preciso saber usar o tempo destinado de maneira efetiva e, assim, conseguir manter a equipe entusiasmada. Mas, como fazer isso? Trouxemos alguns itens fundamentais para ter reuniões mais eficazes.
1 – Essa reunião é mesmo necessária?
Você deve se perguntar isso antes de planejar a pauta da reunião e pensar o quão importante é esse encontro para a equipe, pois ao marcar uma reunião todos terão que deixar suas atividades de lado para conseguir participar.
Algumas empresas já realizam reuniões diárias de, no máximo, meia hora ou reuniões semanais um pouco mais demoradas. Mas, tudo depende de como é a sua equipe e como está a demanda de todos. Não opte por ter encontros diários só para falar que estão se falando sempre. Isso vai banalizar a reunião e fazer com que todos percam tempo.
2 – Tenha a pauta da reunião definida
Não dá para agendar uma reunião sem saber o que você quer falar com as pessoas, né? Por isso, tenha o assunto bem definido e saiba o que será apresentado e abordado com os outros participantes. Assim, ninguém fica perdido.
3 – Avise os participantes sobre o assunto da reunião
Produtividade e falta de preparo não andam lado a lado. Por isso, é preciso preparar cada convidado da sua reunião. Fale com cada integrante da sua equipe sobre o que se trata esse encontro e o que precisa de cada um deles para esse momento. Desta forma, quando chegar o dia da reunião todos estarão integrados ao tema.
Outro ponto importante é ter um roteiro de itens e, no início da reunião, fazer referências aos itens que foram acordados com cada profissional. Isso vai ajudar a conduzir a reunião e focar no que foi produzido na equipe. Assim, o resultado desse encontro vai provar o quão importante é preparar previamente uma reunião.
4 – Defina um tempo para a reunião
O tempo é o ponto principal para ter uma reunião mais eficaz, pois prolongar demais esse encontro pode acabar com o interesse de todos participantes, que logo ficam desinteressados no que está sendo falado. Por isso, é importante ter um tempo máximo e uma média para cada um dos assuntos que devem ser abordados.
5 – Faça com que os participantes se envolvam nas reuniões
Para isso é preciso entender cada personalidade das equipes presentes na reunião e entender que existem colegas de trabalho mais tranquilos, outros apressados, alguns que tentam dominar todos os assuntos e se impor. Também tem os retraídos que só escutam e não falam, entre tantas outras características.
Mesmo com tantas diferenças é possível ter uma reunião mais estratégica e facilitar a integração de todos, com o envolvimento e engajamento de cada um. Para isso, é preciso:
- Acalmar os apressados e que querem dominar tudo;
- Perguntar algumas coisas para os mais tímidos e introspectivos;
- Ter controle do espaço e tempo de cada um;
- Anotar o que vai ser dito durante a reunião.
Com esses quatro itens, você já terá um resumo da reunião para conseguir encaminhar a reunião e, dessa forma, os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos. Essa é uma forma de promover uma integração e cuidar para que toda a equipe tenha uma função e não que apenas um se sobressaia nesse encontro.
6 – Saia dessa reunião com a data do próximo encontro definida
Ao final do encontro, já deixe os integrantes sabendo se terá ou não uma próxima reunião. Em caso positivo, sinalize se a data é ou não próxima no próprio encontro. Dessa forma, os membros da equipe já sabem que, até lá, devem fazer alguns avanços no que foi acordado nesse encontro e buscar progredir em suas tarefas.
Lembre-se de reforçar sobre a próxima reunião e faça com que cada um sinta-se importante para esse encontro. Realizar reuniões é algo extremamente importante e fundamental para conseguir manter a equipe mais produtiva e em harmonia. Além disso, é uma maneira de integrar o time em cada uma das etapas dos projetos.
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