Muitas empresas ainda têm dúvidas de como conduzir um comunicado de desligamento para clientes, ou seja: como explicar sobre a saída de um determinado funcionário. No fim das contas, é um processo bem simples, que apenas exige atenção a alguns fatores essenciais.
O comunicado de desligamento é apenas mais uma forma da empresa mostrar que é transparente com os seus clientes e aumentar a confiança, principalmente se for um relacionamento de longa data, em que o cliente sempre contava com serviços de um colaborador específico.
É importante deixar claro que a qualidade dos serviços prestados pela empresa não vai mudar, ainda que as mãos responsáveis pela realização deste serviço tenham mudado. Basicamente, o cliente precisa ficar seguro de que continuará sendo bem atendido.
O que é um comunicado de desligamento
As empresas costumam fazer um comunicado de desligamento para clientes e fornecedores ficarem informados sobre a saída de um funcionário. Pode ser tanto quando o colaborador em questão é demitido quanto em cenários em que ele mesmo pediu demissão.
Quando o cliente fica a par do que está acontecendo na empresa, isso impede qualquer ruído de comunicação, já que ele pode entrar em contato com o ex-colaborador sem ser respondido e assim ficar insatisfeito, por exemplo.
O mesmo pode ser dito sobre os fornecedores: se o colaborador tinha contato contínuo com eles e, simplesmente, não há mais resposta, pode abalar as relações.
Como fazer um comunicado de desligamento
Abaixo, trazemos algumas dicas de como construir um comunicado de desligamento que traga uma mensagem clara para o cliente ou para o fornecedor e, assim, deixe esse público a par do que está acontecendo, da melhor maneira possível:
1 – Seja objetivo
O importante, nesse caso, é elaborar um comunicado objetivo e preciso no que se propõe. Quanto mais a empresa enrolar, ou seja, quanto mais prolixa for, mais difícil a compreensão.
O cliente precisa bater o olho e entender o que aconteceu, sem prender muito tempo naquela informação. Tenha em mente que o acontecimento é um só: o colaborador saiu.
O comunicado é apenas uma maneira formal de contar isso, mas é bem simples e não precisa de floreios.
2 – Não precisa entrar em detalhes
Se o colaborador pediu demissão ou foi demitido, é uma questão apenas entre ele e a empresa. Os clientes e os fornecedores não precisam saber disso. Logo, não entre nesse mérito durante o comunicado. Ninguém precisa ter muitos detalhes sobre o ocorrido.
Você pode, no máximo, dar a entender que o colaborador “está concentrado em projetos pessoais”, por exemplo, algo mais genérico e sem se estender nas explicações.
3 – Não é hora de reclamar
Nessa mesma linha de raciocínio, é necessário compreender que não é o momento de trazer à tona as possíveis hostilidades entre empresa e colaborador. É de se presumir que nem todo desligamento é completamente amigável para as duas partes e pode haver alguns dissabores.
No entanto, eles não devem ficar em evidência neste comunicado. É importante ter clareza na ideia de que os clientes e os fornecedores não têm nada a ver com o que aconteceu.
4 – Apresente o cliente a outro colaborador
Se o colaborador anterior foi substituído diretamente por alguém que vai passar a lidar com esse cliente, vale apresentá-lo durante o comunicado, assim ele já sabe com quem deve entrar em contato caso tenha alguma demanda.
Exemplos de comunicado de desligamento para clientes
Para ajudar, trazemos alguns exemplos que podem te dar um norte de como fazer um comunicado de desligamento para clientes e fornecedores. Como já mencionamos, é tudo bem simples e objetivo, então não tem espaço para elaborar muita coisa. Basta dizer o nome do funcionário, informar que ele já não atua mais naquela empresa e indicar alguém com quem o cliente possa falar.
- Comunicamos aos nossos clientes e fornecedores que, a partir de (data), o (nome do ex-funcionário) deixa de fazer parte de nosso quadro de colaboradores. Acrescentamos, ainda, que o (nome do funcionário) — que já faz parte da nossa equipe desde 2019 — passa a assumir o cargo, ficando à disposição para qualquer atendimento, tal como o restante do time. Solicitamos que os futuros contatos sejam sempre direcionados ao (funcionário), por meio do seguinte endereço de e-mail: (endereço) ou pelo telefone (número). Também nos colocamos à disposição em caso de dúvidas.
- Comunicados a todos os (associados/clientes) que o (nome do profissional desligado) não pertence mais à equipe de profissionais que prestam serviços para a (nome da entidade ou empresa). Informamos que um novo profissional será contratado em breve para dar continuidade às funções.
- Comunicamos a nossos clientes e fornecedores que o (ex-funcionário) não faz mais parte de nosso quadro de colaboradores, em que exercia o cargo de (profissão). Comunicamos ainda que a sra. (funcionária) exerce o atual cargo e que está à disposição para quaisquer atendimentos deste departamento.
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