Não é novidade que a comunicação é uma habilidade indispensável para a sua vida pessoal e profissional, concorda? Mas você sabe o que é a comunicação estruturada e por que essa soft skill é tão importante?
Quando nos comunicamos de forma estruturada, a pessoa que nos ouve não precisa ter trabalho para interpretar a nossa fala, e isso acaba facilitando as relações e o atingimento de nossos objetivos. Em outras palavras, ela torna a troca de informação muito mais efetiva.
Neste artigo, você saberá o que esse tipo de comunicação significa, como acontece e por que é considerada uma habilidade comportamental indispensável. Confira a seguir!
O que é comunicação estruturada?
A comunicação estruturada é uma abordagem que procura definir métodos de comunicação com o objetivo de melhorar a compreensão e a interação entre as pessoas.
Por meio dela, conseguimos desenvolver argumentos de forma adequada ao público com quem estamos falando, o que torna a troca de informação mais assertiva.
Para entender melhor, podemos dizer que a comunicação estruturada trabalha com a priorização de informações. É preciso saber filtrá-las e organizá-las e definir os argumentos que você apresentará.
Por exemplo, se você deseja utilizar a comunicação estruturada no seu trabalho ou em qualquer outro ambiente de forma efetiva, poderá começar respondendo a essas três questões:
- Quem é o público para quem eu vou transmitir essa informação?
- O que é essencial que eles saibam?
- Quanto eles precisam saber?
Procure sempre pensar nas respostas para essas perguntas antes de suas conversas, reuniões ou apresentações. Dessa forma, você não compartilhará informação em excesso que poderá confundir ou até mesmo fazer com que o ouvinte perca o interesse. Além disso, esse é um ótimo meio de se destacar em qualquer ocasião.
Uma estrutura de comunicação que você pode utilizar para organizar informações é a Comunicação em Pirâmide, que funciona da seguinte forma:
- Você fala ou escreve o seu ponto-chave;
- Você fala ou escreve os seus subpontos;
- Você justifica cada subponto com dados e argumentos.
Sempre que estiver preparando um conteúdo, principalmente para palestras, apresentações e reuniões, é necessário pensar de cima para baixo. Comece reunindo dados e, em seguida, analise-os para formar seus argumentos lógicos. A partir deles, você verá que surgirão seus pontos-chave.
Por que a comunicação estruturada é importante?
Já te contamos, de forma geral, que a comunicação estruturada facilita o entendimento entre as pessoas e contribui para o atingimento de bons resultados em mais de um aspecto de nossas vidas. Mas a verdade é que ela pode oferecer outras vantagens, especialmente quando falamos sobre o ambiente corporativo.
Veja a seguir quais são as vantagens que a comunicação estruturada pode trazer.
1 – Organiza as ideias e pensamentos
Utilizar estruturas na comunicação como a que acabamos de ver pode ajudar muito na organização das suas ideias.
Quando utilizamos frameworks e ordenamos nossos pensamentos através de listas e anotações, reunimos as informações e tópicos mais importantes para nos comunicarmos em qualquer situação.
Ao fazer isso, você construirá um suporte para se sair bem em projetos e processos colaborativos, afinal, você será capaz de compartilhar ideias de forma mais assertiva.
2 – Esclarece informações
Você já reparou como pode ser difícil manter uma audiência engajada durante uma apresentação? Embora possam existir diversos motivos para isso, um dos principais é a extensão do conteúdo.
Quando você estrutura a sua comunicação, simplifica a mensagem e reduz a informação desnecessária que pode dispersar a atenção e tirar o foco do que é importante.
Com a comunicação estruturada, você pode esclarecer os detalhes mais complexos e apresentar as informações mais relevantes para quem te ouve.
Você pode pensar, por exemplo, como a estrutura de pirâmide pode tornar reuniões mais curtas e a interação por e-mail muito mais fluida.
3 – Ajuda na tomada de decisão
Já vimos que, quando colocamos a comunicação estruturada em prática, as nossas interações se tornam muito mais diretas e efetivas, concorda? Mas elas também podem servir de suporte para a sua tomada de decisão e de seus colegas.
Ao utilizar uma estrutura para transmitir mensagens para as pessoas com quem você trabalha, você fornecerá informações úteis para os próximos passos a serem tomados.
Por exemplo, para um profissional que é responsável por fazer relatórios, apresentar métricas e resultados, a comunicação estruturada é essencial.
Dessa forma, não apenas seus pares como líderes e gestores serão capazes de tomar decisões de forma mais rápida. Isso fará com que você seja visto como um profissional essencial dentro dos processos da empresa.
Neste artigo, você viu que aprender a aplicar a comunicação estruturada é indispensável para que as suas mensagens sigam uma lógica e sejam facilmente compreendidas pelos outros. E então, que tal colocar essa soft skill em prática e passar a ser mais bem compreendido em suas relações e se destacar profissionalmente?
